Productivité & Motivation ...Comment organiser son espace de travail ?



Que ce soit au travail ou à la maison, nous sommes nombreux à nous demander comment organiser son espace de travail pour être à la fois, plus motivés et plus productifs.

Après tout, nous passons la majeure partie de notre journée au bureau. Étudiant(e), salarié(e), auto-entrepreneur(se), il existe différentes astuces pour organiser son espace de travail.


Désencombrez, rangez !


Avant de commencer à travailler, on va ranger !

N’en avez-vous pas marre de voir des piles de papiers s’entasser sur votre bureau ?


L'une des raisons qui font que l'on a souvent tendance à laisser les choses s'accumuler sur notre espace de travail, c'est que nous manquons de rangements.

Voici quelques astuces ingénieuses et abordables pour vous aider à ranger


Des rangements intelligents pour un bureau organisé


Des fichiers

Organiser vos papiers par fichier pour les retrouver facilement et rapidement.

Petite astuce: dans ces fichiers, je ne mets que les papiers dont j’ai souvent besoin (procédures, formations, etc. …)


Des boîtes de rangements


Pour tous les papiers que l’on doit garder dix ans (ou plus), c’est le moment d’investir dans des boîtes de rangement (ou des classeurs).

De cette façon, ils seront rangés à l’écart et ne traîneront pas dans vos jambes.

J’utilise aussi une petite boîte de rangement pour y mettre toutes les petites fournitures de bureaux qui ont tendance à vouloir s’échapper. Comme les punaises, pinces, élastiques, trombones, etc. …


Organiser l’intérieur de vos tiroirs, c’est diviser pour mieux régner

Rien de pire que d’ouvrir son tiroir de bureau et d’y trouver le chaos ! Sans compter le danger que cela peut être ! Enfin … quand je dis danger, je pense surtout au fait de plonger sa main dans son tiroir en espérant trouver une règle, et de tomber droit sur une punaise !

Optez pour un rangement sur-mesure ! Rien de plus facile à faire, 2-3 planches en carton, des ciseaux et “voilà” !


Un tri à courrier


Le courrier …. Ces enveloppes que l’on reçoit chaque jour et que l’on doit traiter, sont le parfait exemple de papiers qui s’accumulent facilement sur votre bureau.

Rangez votre courrier dans un trieur et organisez-le selon le niveau de priorité de vos courriers.


“Ne pas savoir par où commencer n’est pas une raison pour ne jamais commencer”


Comment ranger ? Par où commencer ?


1. Les livres

Retirez tous les livres sur votre bureau dont vous n’avez pas besoin et placez-les sur vos étagères ou dans votre bibliothèque (étagère la plus proche de vous pour les livres utiles, étagère du haut pour les livres “loisirs”)


2. Les papiers

On attaque le plus gros ! Rassemblez tous les papiers qui trainent et faites en 4 piles:


  • À traiter : Une pour les papiers à traiter (factures, renouvellement, etc. …)

  • Important: une pile pour les papiers importants

  • À vie : Une pour les papiers que vous devez garder toute votre vie

  • Peut-être : Une pour les papiers dont vous n’êtes pas encore sûrs de garder (mettez-vous un rappel pour réarranger cette pile d’ici 1 à 2 semaines)



3. Les stylos

Videz votre boîte à stylo et jetez tous ceux qui ne fonctionnent plus.

Rangez à part (trousse) ceux que vous utilisez rarement (celui à paillette rose qui sent bon)

Gardez dans votre pot à stylos ceux dont vous vous servez quotidiennement


4. Les bibelots

C’est le moment d’enlever de votre bureau tous les petits bibelots qui prennent de la place. Rangez-les ailleurs ou jetez-les, mais ne gardez sur votre bureau que les objets décos que vous aimez et qui vous rendent heureux.


5. Les câbles


Identifiez chacun de vos câbles avec une étiquette (Wi-Fi, imprimante, chargeur, etc. …), puis enroulez le surplus de câble et attachez les avec un serre-joint. Il existe aussi différentes boîtes de rangement pour dissimuler vos câbles.


Après tout ce rangement, vous méritez bien un Mojito !





Organisez ! Rendez votre espace de travail ergonomique et motivant


Pour un espace de travail productif (et éviter de se lever toutes les 15 minutes), gardez tous vos indispensables à portée de main.

J’ai toujours à proximité des mouchoirs, une bouteille d’eau, mon bloc-notes et ….


Un calendrier

Certains gardent tous les rendez-vous en tête et d’autres non (ça, c’est moi). Pensez à vous offrir un calendrier pour avoir toujours un visuel de votre semaine. ça vous permettra de mieux vous organiser en fonction de vos tâches hebdomadaires.


Un tableau en liège pour épingler vos notes (et ne rien n’oublier)

Rien de plus pratique pour regrouper au même endroit tous vos post-it, vos notes et n’en oublier aucune !

Un petit conseil, à chaque fois que vous avez réalisé une tâche marquée par un post-it, jetez-le immédiatement !


Une poubelle

Si vous n’en avez pas déjà une sous votre bureau, courez vite vous en acheter une !



À vos marques, prêt ? Décorez !




Je suis convaincue que l’on est plus motivé, plus productif et plus performant quand on travaille dans un espace qui nous ressemble. Et je ne suis pas seule à penser cela !



C’est aussi le cas de Craig Knight, psychologue britannique qui a longtemps mené des études afin de comparer les différents styles d’espace de travail. Alors mettez des plantes, des photos, des objets de décoration, cela améliorera à la fois votre bien-être, mais aussi votre productivité (Knight & Haslam, 2010).





Entourez-vous de plantes

Nous savions déjà que le fait d’être exposé à des plantes et à tout milieu naturel (par opposition au milieu urbain) peut améliorer les humeurs positives et réduire celles négatives (Harting et al., 2003).


Mais qu’en est-il des plantes à l’intérieur de nos bureaux ?

En 2014, des chercheurs britanniques, néerlandais et australiens ont réalisé une étude afin de comparer les espaces de travail “Lean” (sans aucune décoration, seulement les outils nécessaires pour accomplir une tâche) et ceux avec des plantes vertes sur la productivité et la concentration.


Les effets sont sans appel !


Un espace de travail avec des plantes vertes, augmente la productivité, le sentiment d’efficacité personnelle et la concentration de manière significative (Nieuwenhuis et al., 2014).


Alors n’hésitez plus et investissez dans des plantes ! En plus de ça, c’est bien plus agréable de travailler avec un peu de verdure !


Quelle plante ?


Alors là c’est comme vous aimez !

Personnellement, j’ai une préférence pour les plantes grasses comme l’Aloe vera. Elle est facile à cultiver et à entretenir. Plus important encore, l’Aloe vera est la championne de la lutte contre les aspects néfastes des ondes électromagnétiques. Pour rappel, en 2011 l’OMS a décrété que les ondes émises par votre WI-FI, ordinateur, téléphone, …. ou encore appelés des ondes radio, sont « possiblement cancérigènes pour l'Homme ».

La présence de plantes vivantes dans un espace de travail présente l'avantage de “nettoyer” l'air, ce qui nous aide à se sentir plus heureux et en meilleure santé (Dravigne et al., 2008).


Des photos

Des photos que vous aimez, des citations qui vous inspirent, ….pour booster votre productivité, votre motivation et votre bien-être (Ajdukovic et al. 2014).



Écouter de la musique quand on travaille ?


Impossible de parler de bureau sans parler musique !


La musique possède un pouvoir extraordinaire sur notre cerveau et nous fascine depuis toujours.

Mais est-ce-que la musique peut nous aider à être plus productif, plus efficace, plus concentré, voire même plus motivé lorsque nous travaillons?


C’est une question que de nombreux chercheurs se sont posés ces dernières années et pour tout vous dire, ils ne sont pas tous d’accords. Mais voilà, le résultat de mes recherches:

Écouter de la musique lorsque l’on travaille (musique de fond) a un effet modérateur plutôt que direct sur notre productivité et notre performance. Je m’explique ! En écoutant de la musique, nos émotions positives (joie, fierté, …) augmentent, à l’inverse nos émotions négatives (colère, peur, ..) qui diminuent, notre humeur générale se voit alors considérablement augmentée, ce qui nous permet d’être à la fois plus productif et plus performant (Landay & Harms, 2019)


Favoriser des musiques sans paroles pour vos capacités attentionnelles. Et oui, parce que soyons honnête, ne vous est-il jamais arrivé d’être entraîné sur un morceau que vous adorez et de chanter en cœur en vous remuant sur votre chaise ? Une collègue et moi avons même improvisé un karaoké en plein cœur d’un laboratoire de recherche debout sur les tables… Pour la productivité, on repassera, pour la bonne humeur, c’est ici que ça se passe ! Enfin bref, pour ces raisons (karaoké mis à part), les musiques sans paroles sont davantage favorables pour votre attention et votre concentration (Shih et al., 2012).


Pour les tâches complexes (un gros dossier au travail, un rapport à remettre rapidement, un sujet de thèse à rédiger, …), évitez la musique ! C’est ce que les Drs Gonzalez et Aiello ont mis en évidence dans une étude réalisée en 2019. Car plus la tâche est complexe, plus nous recrutons fortement nos capacités cognitives (attention, mémoire, résolution de problèmes, …), écouter de la musique dans ces moments-là peut être source de distraction (et davantage pour ceux ayant des difficultés attentionnelles en général) (Gonzalez & Aiello, 2019)


Pour résumer, la musique est bonne pour notre humeur et cela est toujours bon pour notre productivité et notre motivation. Quand nous avons besoin d’être à 100 % de nos capacités pour rendre un travail important, la musique peut être source de distraction (surtout si elle est trop forte ou trop entraînante). MAIS dans ces différentes études, il faut prendre en compte la personnalité, les préférences musicales et les performances de chacun.


Et après avoir travaillé ?


On remet un peu d’ordre sur son bureau !


A quoi ressemble mon bureau ?

Le voici actuellement. Je n'ai pas assez de place pour acheter un grand bureau et avoir de quoi m'étaler, mais finalement j'ai surtout besoin d'étagères et d'un espace de travail adapté.

L'ensemble (bois, découpe, équerre, vis, vernis) m'a couté 125$ CA et m'a pris un après-midi. Chaque étagère a une largeur différente selon le poids et la taille des livres.

Petite astuce, poser votre imprimante sur une étagère sous votre bureau, pour ne pas la laisser au sol et attraper facilement vos documents

Et mon ancien bureau avec plus d'espace dans la pièce, j'avais opté pour un bureau d’architecte à Ikea. A la place des étagères, des cagettes vissées au mûr.



Besoin d'une TO-DO liste pour vous aider à vous organiser ou encore d'un fichier pour rassembler et enregistrer tous vos mots de passe ?

Les voici !



TO-DO LIST
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TO-DO LIST 2
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Mot de Passe
.pdf
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Mot de Passe 2
.pdf
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Bonne organisation !



Références:


Knight, C., & Haslam, S. A. (2010). The relative merits of lean, enriched, and empowered offices: An experimental examination of the impact of workspace management strategies on well-being and productivity. Journal of Experimental Psychology: Applied, 16(2), 158.


Hartig, T., Evans, G. W., Jamner, L. D., Davis, D. S., & Gärling, T. (2003). Tracking restoration in natural and urban field settings. Journal of environmental psychology, 23(2), 109-123.


Nieuwenhuis, M., Knight, C., Postmes, T., & Haslam, S. A. (2014). The relative benefits of green versus lean office space: Three field experiments. Journal of Experimental Psychology: Applied, 20(3), 199.


Dravigne, A., Waliczek, T. M., Lineberger, R. D., & Zajicek, J. M. (2008). The effect of live plants and window views of green spaces on employee perceptions of job satisfaction. HortScience, 43(1), 183-187.


Ajdukovic, I., Gilibert, D., & Labbouz, D. (2014). Confort au travail: Le rôle de l'attachement et de la personnalisation dans la perception de la qualité de l'espace de travail. Psychologie du Travail et des Organisations, 20(3), 311-327.


Landay, K., & Harms, P. D. (2019). Whistle while you work? A review of the effects of music in the workplace. Human Resource Management Review, 29(3), 371-385.


Shih, Y. N., Huang, R. H., & Chiang, H. Y. (2012). Background music: Effects on attention performance. Work, 42(4), 573-578.


Gonzalez, M. F., & Aiello, J. R. (2019). More than meets the ear: Investigating how music affects cognitive task performance. Journal of Experimental Psychology: Applied, 25(3), 431.

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